Entrevista com SP Estúdio: gestão e organização de escritórios de arquitetura

Administrar o próprio negócio é um grande desafio, para arquitetos e designers de interior não é diferente. Administrar fluxos de caixa, pagar funcionários, emitir nota fiscal, pagar contas e, em paralelo, criar projetos, atender clientes e administrar obras.  Com tantas responsabilidades ao mesmo tempo, é comum que a parte administrativa e financeira do escritório fique em segundo plano.

Você sabe exatamente quanto gastou (horas, táxi/gasolina, compra de materiais…) e recebeu pelos projetos que entregou nesse ano? Tem as entradas e saídas de caixa para o próximo ano já planejadas? Sabe exatamente o valor de seus projetos?

Calma, não precisa ficar ansiosa(o)! Descobrimos um sistema de gestão online que pode te ajudar a assumir o controle dos números de seu escritório, o DOit! Nós batemos um papo super legal com a Patrícia de Palma, arquiteta-sócia do SP Estúdio, que nos contou um pouquinho como foi o processo de criação do escritório e como se organizavam antes e depois da implementação do sistema DOit. Confira nosso bate-papo!

Hometeka – Na descrição do site do escritório consta que vocês trabalharam juntas antes de oficializarem a parceria e fundarem o SP Estúdio. Como foram esses anos de “trabalho paralelo”? Poderia nos contar como se conheceram e como decidiram abdicar desses grandes escritórios para iniciar o próprio?

Patrícia de Palma – Nós fizemos faculdade juntas, éramos amigas pessoais. Tínhamos nossos respectivos estágios quando surgiu uma oportunidade de fazer um projeto de reforma em um conjunto comercial da minha família que o cliente iria investir, convidei a Fabi para fazer o projeto e naquele momento percebemos que trabalhar juntas poderia ser um caminho. Criamos uma mini marca com nosso nome, nada comercial (risos) e fomos ampliando alguns horizontes, pegando pequenas intervenções em apartamentos de pessoas conhecidas e afins, assim como todos começam nesse mercado. Em determinado momento percebemos que teríamos que adotar um nome mais vendável, mais interessante, então criamos o SP Estúdio, junção dos nossos sobrenomes (Silveira e Palma). Nesse momento queríamos que o escritório fosse de fato nosso futuro e, como planejamento para tal, guardávamos 25% de tudo que ganhávamos nesses trabalhos paralelos e fizemos uma poupançinha para acumular uma reserva para quando fosse o momento ideal de seguirmos esse projeto 100%.

Hometeka – Os primeiros momentos de uma empresa sempre são os mais pesados, em matéria de gestão e organização profissional. Como vocês o faziam? Qual era a rotina da dupla e como lidavam com as demandas das obras?

Patrícia – Nós fomos tocando o SP Estúdio paralelamente com nossos empregos oficiais durante alguns anos, assim conseguimos ter várias experiências diferentes de mercado, fazer network e etc. Com isso fomos acumulando algum caixa e quando os clientes começaram a solicitar muito a necessidade do acompanhamento de obra e a parte de atendimento mais próximo, entendemos que tínhamos uma demanda para abrir de fato fisicamente o escritório. Então nós formamos o SP na edícula da casa que eu morava, tentando ter o menor investimento possível logo no começo. Trabalhávamos a Fabiana e eu nessa salinha de 15m², a montamos bonitinha para poder receber nossos clientes e fomos a luta. Essa questão da administração sempre foi um ponto que nos preocupávamos muito, então estipulávamos algumas metas, por exemplo, não retiraríamos nada da empresa até recuperar o caixa de investimento que fizemos para montagem do escritório e continuaríamos guardando os tais 25% dos ganhos para sempre encher esse “cofrinho”, contando com um planejamento futuro, fluxo de caixa e etc. Positivamente reavemos esse investimento em 2 meses e já começamos a viver com os ganhos do escritório em si.

Hometeka – Em qual ponto se decidiram por buscar um auxílio externo para a gestão do estúdio?

Patrícia – Nós tínhamos muitas planilhas que nos orientavam nessa organização, sinceramente a falta de entendimento de gestão não nos permitia grandes genialidades, tínhamos um controle estruturado apenas. Nós decidimos contratar um consultor financeiro para nos ensinar e organizar nossas coisas, até questões de entendimento de cobranças, etc. Assim, nós ainda fazíamos as análises em Excel mas de forma mais centralizada, porém com uma complexidade de itens maior. A Fabi que sempre fez essa parte perdia bastante tempo preenchendo essas planilhas e as análises, então com o aumento da equipe e projetos, nós resolvemos procurar algum sistema que pudesse nos auxiliar nessa organização, de banco de dados, de financeiro, horas e etc. e encontramos o DOit.
Após algumas pesquisas decidimos contratar e implantá-la dentro do escritório.

Hometeka – Poderiam nos contar como a DOit ajuda no processo de gestão e do cotidiano de vocês? Como lidam hoje com as situações que antes simbolizavam um problema?

Patrícia – O DOit auxilia sem dúvida na organização dessas informações, tudo concentrado em um único sistema que se bem alimentado te dá as análises que você precisa. Nós preenchemos o banco de dados, horas vendidas em projeto, gastos do escritório e obras e conseguimos gerenciar as contas todas dentro dele. O ganho de tempo nesse controle foi muito grande.

Hometeka – E como é hoje o processo de vocês? Desde as inspirações aos toques finais da obra? Como a DOit está inserida no cotidiano dos projetos?

Patrícia – O DOit está presente desde a venda, onde colocamos todas as informações do cliente, horas vendidas e etc. até a entrega final da obra, onde precisamos enviar a prestação de contas relativa a obra daquele cliente. Permite verificar se aquele projeto ou obra foi lucrativo, conseguimos analisar se precisamos subir o volume de horas para cumprir aquela demanda, etc. Ou mesmo analisar se estamos com custos de escritório altos, como terceirizados, até cartucho de tinta, por exemplo.

Hometeka – Em tempos de crises, ter um sistema de gestão foi essencial para administrar o fluxo de caixa? Podem nos contar algum caso?

Patrícia – Sim, ele permite enxergamos o cenário: O que está para entrar, o que está para sair, como podemos nos planejar para passar por esses momentos de baixa sem sofrer tanto.

Hometeka – E agora com o 2018 chegando, quais são os planos para o escritório? Nos conte sobre seus sonhos!

Patrícia – Nós somos bastante inquietas, sempre temos novos projetos e desafios à frente e estamos sempre nos planejando para os próximos passos. Novos projetos, novos desafios, novas obras, queremos ampliar nosso mercado e nos solidificar cada vez mais como marca.

Legal, né? Ficou interessado nessa ajuda divina para o próprio escritório? Acesse o site da DOit e saiba como um software de gestão pode te ajudar a organizar seu escritório e ganhar mais dinheiro!