Administrar o próprio negócio é um grande desafio, para arquitetos e designers de interior não é diferente. Administrar fluxos de caixa, pagar funcionários, emitir nota fiscal, pagar contas e, em paralelo, criar projetos, atender clientes e administrar obras.  Com tantas responsabilidades ao mesmo tempo, é comum que a parte administrativa e financeira do escritório fique em segundo plano.

Você sabe exatamente quanto gastou (horas, táxi/gasolina, compra de materiais…) e recebeu pelos projetos que entregou nesse ano? Tem as entradas e saídas de caixa para o próximo ano já planejadas? Sabe exatamente o valor de seus projetos?

Calma, não precisa ficar ansiosa(o)! Descobrimos um sistema de gestão online que pode te ajudar a assumir o controle dos números de seu escritório, o DOit! Nós batemos um papo super legal com a Patrícia de Palma, arquiteta-sócia do SP Estúdio, que nos contou um pouquinho como foi o processo de criação do escritório e como se organizavam antes e depois da implementação do sistema DOit. Confira nosso bate-papo!

As arquitetas-sócias do SP Estúdio, Patrícia e Fabiana.
As arquitetas-sócias do SP Estúdio, Patrícia e Fabiana.

Hometeka – Na descrição do site do escritório consta que vocês trabalharam juntas antes de oficializarem a parceria e fundarem o SP Estúdio. Como foram esses anos de “trabalho paralelo”? Poderia nos contar como se conheceram e como decidiram abdicar desses grandes escritórios para iniciar o próprio?

Patrícia de Palma – Nós fizemos faculdade juntas, éramos amigas pessoais. Tínhamos nossos respectivos estágios quando surgiu uma oportunidade de fazer um projeto de reforma em um conjunto comercial da minha família que o cliente iria investir, convidei a Fabi para fazer o projeto e naquele momento percebemos que trabalhar juntas poderia ser um caminho. Criamos uma mini marca com nosso nome, nada comercial (risos) e fomos ampliando alguns horizontes, pegando pequenas intervenções em apartamentos de pessoas conhecidas e afins, assim como todos começam nesse mercado. Em determinado momento percebemos que teríamos que adotar um nome mais vendável, mais interessante, então criamos o SP Estúdio, junção dos nossos sobrenomes (Silveira e Palma). Nesse momento queríamos que o escritório fosse de fato nosso futuro e, como planejamento para tal, guardávamos 25% de tudo que ganhávamos nesses trabalhos paralelos e fizemos uma poupançinha para acumular uma reserva para quando fosse o momento ideal de seguirmos esse projeto 100%.

Hometeka – Os primeiros momentos de uma empresa sempre são os mais pesados, em matéria de gestão e organização profissional. Como vocês o faziam? Qual era a rotina da dupla e como lidavam com as demandas das obras?

Patrícia – Nós fomos tocando o SP Estúdio paralelamente com nossos empregos oficiais durante alguns anos, assim conseguimos ter várias experiências diferentes de mercado, fazer network e etc. Com isso fomos acumulando algum caixa e quando os clientes começaram a solicitar muito a necessidade do acompanhamento de obra e a parte de atendimento mais próximo, entendemos que tínhamos uma demanda para abrir de fato fisicamente o escritório. Então nós formamos o SP na edícula da casa que eu morava, tentando ter o menor investimento possível logo no começo. Trabalhávamos a Fabiana e eu nessa salinha de 15m², a montamos bonitinha para poder receber nossos clientes e fomos a luta. Essa questão da administração sempre foi um ponto que nos preocupávamos muito, então estipulávamos algumas metas, por exemplo, não retiraríamos nada da empresa até recuperar o caixa de investimento que fizemos para montagem do escritório e continuaríamos guardando os tais 25% dos ganhos para sempre encher esse “cofrinho”, contando com um planejamento futuro, fluxo de caixa e etc. Positivamente reavemos esse investimento em 2 meses e já começamos a viver com os ganhos do escritório em si.

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Hometeka – Em qual ponto se decidiram por buscar um auxílio externo para a gestão do estúdio?

Patrícia – Nós tínhamos muitas planilhas que nos orientavam nessa organização, sinceramente a falta de entendimento de gestão não nos permitia grandes genialidades, tínhamos um controle estruturado apenas. Nós decidimos contratar um consultor financeiro para nos ensinar e organizar nossas coisas, até questões de entendimento de cobranças, etc. Assim, nós ainda fazíamos as análises em Excel mas de forma mais centralizada, porém com uma complexidade de itens maior. A Fabi que sempre fez essa parte perdia bastante tempo preenchendo essas planilhas e as análises, então com o aumento da equipe e projetos, nós resolvemos procurar algum sistema que pudesse nos auxiliar nessa organização, de banco de dados, de financeiro, horas e etc. e encontramos o DOit.
Após algumas pesquisas decidimos contratar e implantá-la dentro do escritório.

Projeto Quarto do Bebê premiado pela CasaCor 2017
Projeto Quarto do Bebê premiado pela CasaCor 2017

Hometeka – Poderiam nos contar como a DOit ajuda no processo de gestão e do cotidiano de vocês? Como lidam hoje com as situações que antes simbolizavam um problema?

Patrícia – O DOit auxilia sem dúvida na organização dessas informações, tudo concentrado em um único sistema que se bem alimentado te dá as análises que você precisa. Nós preenchemos o banco de dados, horas vendidas em projeto, gastos do escritório e obras e conseguimos gerenciar as contas todas dentro dele. O ganho de tempo nesse controle foi muito grande.

Hometeka – E como é hoje o processo de vocês? Desde as inspirações aos toques finais da obra? Como a DOit está inserida no cotidiano dos projetos?

Patrícia – O DOit está presente desde a venda, onde colocamos todas as informações do cliente, horas vendidas e etc. até a entrega final da obra, onde precisamos enviar a prestação de contas relativa a obra daquele cliente. Permite verificar se aquele projeto ou obra foi lucrativo, conseguimos analisar se precisamos subir o volume de horas para cumprir aquela demanda, etc. Ou mesmo analisar se estamos com custos de escritório altos, como terceirizados, até cartucho de tinta, por exemplo.

Hometeka – Em tempos de crises, ter um sistema de gestão foi essencial para administrar o fluxo de caixa? Podem nos contar algum caso?

Patrícia – Sim, ele permite enxergamos o cenário: O que está para entrar, o que está para sair, como podemos nos planejar para passar por esses momentos de baixa sem sofrer tanto.

Projeto jovem para um apartamento integrado.
Projeto jovem para um apartamento integrado.

Hometeka – E agora com o 2018 chegando, quais são os planos para o escritório? Nos conte sobre seus sonhos!

Patrícia – Nós somos bastante inquietas, sempre temos novos projetos e desafios à frente e estamos sempre nos planejando para os próximos passos. Novos projetos, novos desafios, novas obras, queremos ampliar nosso mercado e nos solidificar cada vez mais como marca.

Legal, né? Ficou interessado nessa ajuda divina para o próprio escritório? Acesse o site da DOit e saiba como um software de gestão pode te ajudar a organizar seu escritório e ganhar mais dinheiro!